En tu negocio como Autónomo, el proceso de Facturación parte como actividad fundamental, ya que culmina todo un trabajo comercial con tu Cliente.
Y además, existe la obligación por tu parte de realizar, expedir y entregar a tu Cliente una Factura completa donde se informe de todas las características de la operación comercial, así como los datos fiscales necesarios para que la Factura disponga de validez.
Pero es posible que te preguntes:
¿Cuándo debo expedir y enviar la Factura a mi Cliente?
Y ya no nos referimos a la propia obligación que tienes de entregarle una copia de la Factura a tu cliente, sino a los plazos temporales con los que dispones para hacérsela llegar.
Además, dichos plazos serán diferentes en función de la tipología de tu Cliente: Si es un cliente final particular, o bien, otro Autónomo o Empresa.
Por ello, desde Blueindic queremos detallarte todos los aspectos importantes en el proceso de entrega de la Factura a tu Cliente.
¡Y recuerda! Aunque estés realizando un servicio que esté exente o no sujeto a IVA, existe la misma obligación de realizar y emitir la Factura.
De la misma forma, como Autónomo deberás exigir siempre las Facturas de Gastos que intervengan en la actividad de tu negocio. Sin dichas facturas, será imposible poder deducirte los gastos que tienes como Autónomos en la presentación de impuestos, como por ejemplo el IVA.
¿Cuáles son los plazos que tengo para expedir y enviar la Factura a mi Cliente?
Tal como hemos indicado en el punto anterior, los plazos variarán en función de la tipología de Cliente Final.
Cliente Particular
Si nuestro Cliente es un Cliente final particular, la expedición y envío de la Factura deberá realizarse en el mismo momento que realizas la operación comercial con él.
El caso más claro es el de los Autónomos comerciantes que trabajan directamente con los Clientes finales consumidores.
Por ejemplo, tienes una tienda de electrónica y un cliente te compra una Impresora. En el mismo momento que le vendes el producto y te paga por él, deberás entregarle la Factura.
Lo más habitual en este tipo de operación comercial con un Cliente final es entregándole una Factura Simplificada (También conocido como Ticket).
Cliente Empresa o Autónomo
Si nuestro Cliente es un Autónomo o Empresa, y ante una prestación de servicio o venta de un producto, deberás expedir la Factura de la operación en un plazo no superior a los 16 días del mes siguiente al que le has realizado la operación.
Por ejemplo: Si has realizado un servicio a una Empresa en fecha 10 de Noviembre, tienes de plazo para expedir la Factura hasta el 16 del mes siguiente. Es decir, hasta el 16 de Diciembre.
¿Y cuándo se debe enviar la Factura al Cliente?
Con Autónomos o Empresas, dispones de un plazo de un mes para enviar la Factura desde el momento que la Expides.
Por ejemplo:
1.-Has realizado el servicio el día 10 de Noviembre
2.-Tienes hasta el 16 de Diciembre para expedir la Factura.
3.-La expides el día 20 de Noviembre.
4.-Tienes un mes para enviársela al Cliente. Es decir, hasta el 20 de Diciembre.
¿Qué ocurre si he realizado varios servicios a un Cliente durante el mismo mes?
Ante esta situación, en la cual has realizado varios servicios al mismo Cliente durante el mismo mes, la Agencia Tributaria te permite añadir todos los servicios en una única factura. Dicha única Factura tendrá el nombre de Factura Resumen o Factura Recapitulativa.
En este caso, la Fecha de expedición de la Factura contará a partir de la fecha correspondiente a la mitad del periodo de la Factura Resumen.
Por ejemplo:
Servicio 1: Realizado el 5 de Noviembre
Servicio 2: Realizado el 10 de Noviembre
Servicio 3: Realizado el 15 de Noviembre
La fecha de expedición de la Factura contará a partir del 10 de Noviembre.
En cualquier caso, debes tener en cuenta que la emisión de una Factura de Venta también conlleva obligaciones fiscales para el receptor de ella.
Por este motivo, es vital que cumplas con todas las responsabilidades y que organices perfectamente el sistema de facturación en tu negocio.
Recuerda que deberás conservar una copia de cada Factura que emitas y guardarlas durante un periodo mínimo de 5 años. Es posible que en este tiempo la Agencia Tributaria pueda realizarte una inspección.
Herramientas como Blueindic, el programa de Facturación y Contabilidad online para Autónomos, permiten gestionar con facilidad y simplicidad un sistema de Facturación en tu negocio.
Además, al tratarse de una herramienta online (en la nube) permite disponer de todas tus Facturas de Venta y de Gasto en una única plataforma y disponibles en cualquier momento y lugar a partir de un dispositivo con conexión a internet.
